Comment réussir sa participation à un salon professionnel

Pour une entreprise, participer à un salon professionnel reste un outil de communication stratégique pour développer son réseau et doper ses ventes. En termes d’image, cet évènement permet à une entreprise de marquer sa présence sur le marché, de rencontrer les professionnels du secteur tout en développant sa notoriété. Néanmoins, une participation à un salon ne s’improvise pas ! Une organisation rigoureuse est indispensable pour en optimiser les retombées commerciales avec un rétroplanning qui se construit plusieurs mois à l’avance : ficeler son concept, s’informer sur le salon professionnel, les exposants, les particularités des pays présents, créer des supports de communication adaptés dans différentes langues, etc. Nos conseils pour réussir votre participations aux  salons professionnels et foires et vous démarquer de vos concurrents.

Salon professionnel : j’y vais ou j’y vais pas ?

Dans un premier temps, il est important d’identifier les salons professionnels qui offrent la meilleure exposition pour votre secteur d’activité. Impossible d’être partout. Rien qu’à Paris, plus de 400 salons se tiennent chaque année ! Mode, art, culture, beauté, automobile, informatique, e-commerce, télécommunications, cadeau d’affaires, industrie, tourisme… tous les secteurs sont représentés.

Pour cela, n’hésitez pas à consulter les statistiques de fréquentation et les listes des exposants des salons professionnels par année.

Vos concurrents y sont… vous aurez sans doute à gagner à avoir une présence à ce salon professionnel.

S’il s’agit d’une première participation, la visite d’un salon professionnel est idéale pour un futur exposant. C’est bien sûr le meilleur moyen d’avoir une vision précise de ses espaces et de votre futur stand. Mais ce n’est pas toujours possible. Si vous êtes à Paris, difficile de vous rendre dans toutes les foires et salons à l’étranger ou de France ! Il faudra alors se contenter des plans et autres brochures et sites Internet dédiés pour vous faire un aperçu des lieux et bien comprendre l’étendue des possibilités : aménagement de stand, décoration, axes de passage, entreprises présentes autour de votre stand, animations possibles, prise de parole…

Vous avez défini votre liste de salons professionnels auxquels vous souhaitez participer ; avant de réserver votre stand, voici quelques conseils.

Bien définir ses objectifs commerciaux

Pourquoi participer à un salon ? Il s’agit de définir clairement vos objectifs commerciaux :

• Conquérir de nouveaux marchés ?
• Rencontrer de nouveaux prospects ?
• Renforcer votre image/impact auprès de vos clients ?
• Quelles sont les retombées commerciales attendues ?
• Quel retour sur investissement espérer ?
• Quels produits et services mettre en avant  ?
• Quelle stratégie promotionnelle opérer ?

Toutes ces questions stratégiques vont influencer votre plan de communication (que ce soit avant, pendant et après le salon) et le budget à mettre en place (prévoir entre 5000 et 15 000 € pour un stand nu de 10 à 20 m²).

Une bonne logistique pour faire la différence

L’organisation logistique se prépare au moins 6 mois à l’avance :

• location du stand : l’attribution d’une place se fait par ordre d’arrivée,
• la conception : un paramètre important souvent négligé et sur lequel vous pouvez faire la différence,
• les démarches administratives liées et les contrats d’assurance à signer.

Côté conception en effet, la plupart des exposants omettent cette étape, passant de la location du stand à leur arrivée avec quelques brochures et kakémonos qu’ils accrochent le matin même  ! C’est donc là que toute la différence peut se faire. Entourez-vous de professionnels (agence de communication, standistes) qui pourront vous accompagner et faire que votre stand retienne toutes les attentions. Image à véhiculer, accroches distinctives, stand sur-mesure… créez un univers à part dans lequel vous accueillerez les visiteurs afin de marquer leurs esprits.

Un salon c’est aussi l’occasion d’aller à la rencontre de partenaires potentiels, d’inviter ses clients pour échanger et surtout enrichir sa base de données de prospects.

E-mailing en amont, invitations clients, communication sur les réseaux sociaux, signature d’e-mail… communiquez sur votre présence au moins 2 mois à l’avance et relancez vos clients et prospects. Pensez à leur réserver un accueil particulier.

Pour faciliter la gestion des nouveaux contacts générés le jour J, préparez vos outils : logiciel CRM, fiches clients, boîte à cartes de visites…

Comment réussir sa communication pendant le salon ?

Des moyens de communication adaptés pour booster votre visibilité

Un salon professionnel est une excellente vitrine pour accroître sa notoriété et étoffer son carnet d’adresses. En plus de soigner l’esthétique de votre stand (qui doit refléter une certaine image de marque), il faut aussi soigner ses supports de communication : cartes de visite, brochures, plaquettes, flyers, catalogues produits, site Internet (qui devrait connaître un pic de fréquentation), etc.

Gardez à l’esprit que la production des documents « spécial salon » doit être prévue au moins deux mois à l’avance et la livraison doit se faire au plus tard une semaine à 10 jours avant le jour J.

Vous êtes sur un salon à l’étranger ou les visiteurs sont de multiples nationalités ? N’oubliez pas de faire traduire vos supports de communication en plusieurs langues. Un atout distinctif qui demande du temps : délais de production, traduction, validation, mise en page, impression, livraison sur site. Pour gagner du temps et vous garantir une qualité professionnelle, faites appel à une agence de traduction spécialisée selon votre secteur d’activité et/ou la technicité de vos contenus très spécifiques : jargon industriel, descriptifs technique dans l’aviation, l’aéronautique, la santé, traduction financière ou traduction juridique, traduction marketing pour tous les supports publicitaires et commerciaux.

Pour augmenter l’attractivité de votre stand lors de cet événement professionnel et attirer plus de visiteurs, pensez à des animations spéciales avec des démonstrations de produits, des tarifs promotionnels, des cadeaux & goodies, des jeux-concours, etc.

Maximiser les retombées médiatiques

La documentation destinée aux médias (communiqués et dossiers de presse) doit être envoyée au moins deux mois à l’avance (avec une relance téléphonique à J-10 du salon). Pour capter l’intérêt des journalistes, pensez à des thématiques bien précises qui pourraient les intéresser (en fonction du type de média) : innovations, nouvelles technologies, lancement de nouveaux produits, etc. Une participation à un salon professionnel doit aussi être relayée sur les réseaux sociaux (un mois à l’avance) pour optimiser le rayonnement de votre communication.

Pour réussir sa participation à un salon professionnel, un seul mot d’ordre : l’ORGANISATION ! Mais une fois le salon fini, le travail continue… Il est essentiel de faire un suivi des contacts générés tout au long de votre participation. Il faut battre le fer pendant qu’il est encore chaud ! N’attendez pas plus d’une semaine pour la relance (mailing, phoning, suggérer un rendez-vous physique). Commencez par faire un point avec votre équipe pour faire le bilan chiffré des actions amorcées mais aussi quelles actions post salon engager.