Comment légaliser une traduction ?

Vous partez à l’étranger et il vous faut une copie authentifiée d’un document en français (acte d’état civil, acte notarié, acte sous seing privé) dans la langue du pays de destination ? Vous souhaitez répondre à un appel d’offres dans un autre pays et vous devez fournir des pièces officielles ? Il vous faut non seulement traduire mais également légaliser cette traduction, sans quoi les documents que vous présenterez à l’étranger n’auront aucune valeur.

A quoi sert la légalisation ?

L’authentification d’un document français pour transmission à une autorité étrangère exige dans un premier temps une traduction, puis sa légalisation..

La légalisation d’un document sert à authentifier la signature de documents juridiques ou administratifs.

Elle permet  :

• De garantir l’authenticité de la signature apposée
• De sécuriser l’identité et la qualité du signataire (traducteur assermenté, traducteur interprète officiel…)
• Dans certains cas, de garantir l’identité du sceau ou du timbre

Vous en avez besoin quand vous destinez ces documents à un pays étranger. Rares sont les ambassades ou les consulats qui détiennent leur propre service de traduction. Il vous faut alors entreprendre seul(e) les démarches afin d’obtenir une traduction légalisée, une spécialité de la traduction juridique. Prévoyez un coût et un délai d’au moins une semaine pour obtenir la légalisation de votre document.

Quels sont les documents à légaliser ?

Si le document en question est destiné à une autorité située en dehors de l’Union Européenne, la démarche peut être différente selon le pays destinataire.

Pour en savoir plus, il convient de s’adresser au ministères des Affaires Etrangères pour connaître les règles précises pour chaque pays.

Voici toutefois une liste exhaustive de tous les documents qui peuvent faire l’objet d’une légalisation :

• Acte d’état civil
• Acte judiciaire
• Acte notarié
• Acte administratif
• Acte sous seing privé
• Document d’identité (carte d’identité, passeport, livret de famille)
• Certificat médical
• Certificat de nationalité
• Extrait de casier judiciaire
• Décret publié au JO
• Diplôme ou certificat d’étude français
• Kbis

Trouver un traducteur professionnel et assermenté

Première étape à votre demande : trouver un traducteur assermenté. En effet, seuls les traducteurs assermentés sont autorisés à traduire tous types de documents officiels, qu’ils soient juridiques ou administratifs.

Le traducteur assermenté est aussi appelé traducteur expert ou traducteur agrée. Il est reconnu par l’autorité judiciaire et a prêté serment auprès d’une Cour d’appel. Pour être certain de choisir le bon traducteur, il existe une liste officielle des traducteurs assermentés que vous pouvez obtenir auprès de votre mairie ou en faisant directement appel à une agence spécialisée et reconnue dans ce domaine.

Réaliser une traduction assermentée

Une fois que vous avez identifié l’expert qui traduira vos documents, assurez-vous de lui transmettre l’original papier. En effet, pour certains documents sensibles, l’envoi du fichier par courrier électronique n’offre pas les garanties suffisantes pour attester de la véracité du document.

Sachez que certains pays exigent également que le traducteur assermenté travaille à partir du document original papier, afin d’enlever tout doute quant à la correspondance des documents présentés.

Le traducteur assermenté se charge non seulement de traduire votre document, mais d’y apposer sa signature manuscrite ainsi qu’un tampon officiel en bas de document. Par ces deux mentions, le traducteur certifié déclare que la traduction est véridique et qu’elle a un caractère officiel. Il est possible que quelques pays de destination demandent à ce que le traducteur assermenté appose aussi son seau et sa signature sur votre document original.

Faire légaliser sa traduction assermentée

Votre document traduit et certifié doit maintenant être déclaré légal pour avoir une quelconque valeur à l’étranger. Chaque situation de légalisation dépend de votre pays de destination. Il existe toutefois deux cas de figure.

Dans la majorité des cas, la procédure de légalisation est réalisée par le Ministère des Affaires étrangères. Ce dernier valide la traduction assermentée puis la transmet au consulat ou à l’ambassade concernée.

Si votre pays de destination a signé la Convention de La Haye du 5 octobre 1961, vous devez présenter l’original et la traduction certifiée au service de l’Apostille de la Cour d’Appel dont dépend le traducteur. L’officier chargé de la légalisation compare la signature du traducteur assermenté avec celle enregistrée dans le registre de traductions. L’officier appose  alors un ultime tampon pour authentifier la signature du traducteur.

Vérifier les conditions de légalisation

Selon le pays avec lequel vous traitez et les accords qu’il a passé avec la France, les conditions de légalisation varient. Il existe une dispense de légalisation pour certains pays. Parfois, les conditions sont très strictes et mieux vaut vérifier les démarches à entreprendre en amont. Renseignez-vous auprès du Bureau des Légalisations du Ministères des Affaires Etrangères ou du service de l’apostille de la Cour d’Appel pour être tenu informé de l’exigence de la légalisation qui vous concerne.

Afin de vous éviter de multiples démarches dans la légalisation de vos documents, nous vous conseillons de faire appel à des agences spécialisées dans l’assermentation et la légalisation. Il existe en effet des cabinets spécialement dédiés qui vous proposent de réaliser l’ensemble des démarches, de la traduction à la légalisation de vos documents.